El método GTD y la planificación eficaz.

Igual con el subtítulo te has asustado… ¿método? ¿siglas? buf…  Pero si te digo el significado de las siglas seguro que la cosa cambia: “Get Things Done”, lo que viene siendo en castellano “Termina las cosas”.

Y es que cuando la gente me pregunta “¿cómo te da tiempo a todo???”, yo siempre contesto lo mismo, la clave está en la organización. Para mí, seguir una metodología de trabajo es fundamental para sacar las tareas diarias y alcanzar mis objetivos a largo plazo.

¿Te he despertado un poquito el interés? Pues allá va la explicación de cómo y por qué este método se convertirá en la clave de tu productividad.

EL MÉTODO

“Get Things Done” en realidad es el título del libro con el que David Allen ha difundido internacionalmente su método de organización personal. En España se ha publicado con el título “Organízate con eficacia”.

Todas nuestras tareas, citas, proyectos y demás cosas que nos preocupan ocupan un espacio valiosísimo en nuestro cerebro que, en ocasiones, se cortocircuita con tantas cosas.

Este método permite recopilar todas nuestras tareas, proyectos y objetivos para gestionarlos de forma que podamos hacerlo todo en su momento exacto sin agobios. Una forma de descargar el disco duro de nuestro cerebro.

El objetivo es conseguir un enfoque positivo y sencillo de la vida, que nos haga más productivos y sin estrés.

PLANIFICACIÓN EFICAZ

Yo sigo estos pasos una vez por semana. Durante la semana voy recopilando toda la información y los viernes planifico la semana siguiente.

1. RECOPILAR

Depositar en algún archivo (yo lo hago en Excel) todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. También vale una agenda, una aplicación de notas o una simple libreta. El objetivo es «sacar» todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos.

2. PROCESAR

Consiste en analizar la información y decidir si requiere o no alguna acción.

a) Si un elemento no requiere una acción (ideas locas, información que queremos guardar, o algún proyecto de futuro)

• Carpeta “Basura”: decide si es relevante o no y elimina todo lo innecesario de la lista
• Carpeta “Algún día”: algo que no es relevante ahora pero puede serlo más adelante, llévalo a otro archivo para revisar más adelante.
• Carpeta “Referencia”: elementos que no requieren ninguna acción pero es información que me puede ser útil algún día. Información de interés, links de referencia, eventos de interés

b) Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:

• Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
• Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
• Si lleva más de dos minutos: desgrana las acciones que hay que llevar a cabo y calendarízalas.

3. ORGANIZAR

Primero analiza cada elemento/proyecto/tarea para desgranar las acciones que realizar para llevarlo a cabo.

Calendariza dichas acciones, es importante asignar un día y una hora aproximada para realizar cada tarea.

Utiliza un sistema de recordatorio fácil y eficaz que te resulte sencillo de utilizar. Yo utilizo un archivo Excel que tengo como plantilla, subdividido en las diferentes facetas de mi vida: los diferentes negocios y la vida personal.

Ojo, siempre reserva en este archivo un hueco para la vida personal. Las tareas personales también ocupan mucho espacio en nuestra mente y volcarlas en este archivo nos desahogará y permitirá que las llevemos a cabo.

4. REVISAR

El archivo que hemos creado con toda la organización es inútil si no lo revisamos con al menos una vez al día. Revista también de forma periódica las carpetas “Algún día” y las de “Referencia”.

5. HACER

Y a por ello que vamos, simplemente haz las tareas que tienes programadas para hoy. Para evitar momentos vagos o dejadez, tienes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en la lista tal y como la programaste al organizarlo.

CÓMO ME HA AYUDADO ESTE MÉTODO

• Libera mi mente. Lo pienso, lo vuelco al archivo y me olvido. Ya no pienso más en lo que tengo pendiente de hacer, ni reuniones, ni cosas a revisar… de eso ya se encarga de recordármelo el sistema.
• Soy más productiva y organizada. Siempre consigo sacar el tiempo suficiente para hacer las cosas importantes.
• Adiós al estrés. Yo sigo pasito a pasito mi lista, al final todo sale.
• Me ayuda a alcanzar mis objetivos a largo plazo. Consigo desgranar las grandes metas en pequeñas tareas, que poco a poco me llevan a mi objetivo.

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