29 09, 2015

MALAS REUNIONES. NO, GRACIAS.

By | 2018-02-14T16:03:38+00:00 septiembre 29th, 2015|Coworking La Eliana, Trabajando Feliz|0 Comments

Técnicas para evitar reuniones improductivas.

En muchas ocasiones, cuando alguien me pide que quedemos para reunirnos, lo primero que pienso instintivamente es “qué pérdida de tiempo…”. Me considero una persona adicta a la productividad, valor mucho mi tiempo y si voy a dedicar 20, 30 o 60 de mis queridos y minutos a una reunión, quiero que ésta sea productiva. No está la cosa para andar tirando el tiempo, señores.

Había días que se me pasaban de reunión en reunión y, al final de la jornada si me preguntaban “¿qué has hecho hoy Lourdes?”, sin querer se me escapaba un malhumorado “NA-DA”.

Como soy muy de documentarme, decidí buscar una solución al asunto, y desde que aplico estas técnicas las reuniones ya no son una pérdida de tiempo. Hoy me gustaría compartir contigo estas técnicas para que tus reuniones a partir de ahora sean productivas y satisfactorias.

1- EVITA REUNIONES INNECESARIAS

Aquí el punto clave y principal. Hay gente “reuniónadicta” a la que hay que ponerle freno. ¿Cuántas veces has oído la frase: “Ah, pues nos reunimos y lo hablamos”? Yo millones.

Estoy casi segura que un 80% de tus reuniones se pueden evitar. La mayoría de ellas se pueden resolver rápidamente con un email o una llamada de teléfono. No se trata de negarse a todas, pero intenta discernir entre las realmente “importantes” y las que no lo son, que normalmente suelen ser las “urgentes”, en ese caso la llamada o el mail suele ser más inmediato, eficaz y productivo.

2- DAR PREVIO AVISO

Ésta viene a colación de la anterior. Si alguien se presenta en la puerta de mi oficina dispuesto a que le dedique unos minutos para una reunión que ni siquiera sé de qué va, en plan “aquí-te-pillo-aquí-te-mato”, lo largo bien rapidito (mis compis de oficina dan fe…).

No se trata de cerrarte a todo, yo suelo pedir una tarjeta y si me interesa, pues ya contacto yo con esa persona para concertar una cita o pedir más información.

Otras veces me llama gente o me escriben solicitando una reunión, lo primero que hago es solicitar que me envíen toda la información primero por email, muchas veces es más que suficiente para saber qué te quieren contar y decidir si es necesario una reunión para profundizar más.

Por otro lado, si eres tú el interesado en concertar una cita, devuélveles el favor. Intenta mandar un email antes a la persona interesada, facilita toda la información para que tu interlocutor decida por sí mismo si le interesa reunirse contigo. No querrás hacer perder el tiempo a nadie, ¿verdad?

3- FIJAR OBJETIVOS

Una reunión siempre tiene un propósito (si no, pasa al punto num. 1), así que debes tratar siempre de analizar y discernir los objetivos a alcanzar con dicha reunión. De este modo focalizarás y conducirás la conversación hacia esos objetivos, consiguiendo reducir conversaciones periféricas que no van a ningún lado.

4- DURACIÓN

Normalmente, una reunión “de calle” (de éstas que hacemos autónomos y pequeñas empresas, las grandotas ya es otro cantar…) no debería durar más de 25-30 minutos. Pasada la media hora, la gente deja de prestar atención y son menos participativos. También es importante fijar una hora de finalización antes de comenzar la reunión, de este modo todas las partes se esmerarán en tratar los temas de forma eficiente.

5- SÉ PROACTIVO

En el transcurso de una reunión sé activo, dinámico y participativo. Lleva siempre lápiz y papel para tomar notas para anotar los conceptos clave, las aportaciones de cada persona y sobre todo las ideas que se te vayan ocurriendo sobre la marcha. Es inevitable que, a medida que escuchamos algo o a alguien, nuestra mente genere ideas. No pienses en ellas en ese momento, sencillamente anótalas para volver sobre ellas más adelante.

Si no hay ideas, si no hay propuestas, si la gente no habla… no te calles tus sugerencias. A veces hace falta una pequeña chispa para prender la mecha. Tu proactividad te ayudará a empujarte y a la vez empujar a otros.

6- LOS ASISTENTES JUSTOS

Cuanta más gente, más opiniones y más conversaciones desordenadas. Aquí viene a colación el punto 3. Si fijas metas serás capaz de decidir qué personas son las más adecuadas para asistir a esa reunión y alcanzar los objetivos.

7- RESERVA EN UN SITIO ADECUADO

Una sala de reuniones equivocada puede arruinar la reunión. Si es demasiado grande, la conversación podrá volverse incómoda. Si es demasiado pequeña, los asistentes no podrán ponerse cómodos. Además, dicha sala debe ser cómoda y agradable para propiciar una conversación fluida, también debe proporcionarte los medios que necesitas para la reunión, como puede ser una pizarra, un proyector o buena conexión a internet.

Permitidme un poquito de autobombo… Respecto a este último punto, en Coworking La Eliana disponemos de dos salas de reuniones muy cómodas y agradables, una más pequeña y acogedora y otra más grande para presentaciones o grandes reuniones con proyector. Si quieres más información, la tienes aquí.

 

Son puntos muy sencillos que al final acabas haciendo casi de forma instintiva. No os voy a mentir, para mí el punto que realmente ha supuesto un antes y un después ha sido el num. 1, la de reuniones tontas que me he quitado de encima!

¿Conocías estas técnicas? ¿Aplicas alguna en tus reuniones? ¿Qué punto te ha parecido más interesante? Ya sabes que la cultura Coworking es muy de compartir, estaremos encantados de conocer tus ideas!

 

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